1. Identiteit en reikwijdte van deze privacyverklaring
Scheffenbergh Academy B.V., gevestigd aan Marksingel 2 F, 4811 NV te Breda, treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens door Scheffenbergh Academy kan contact worden opgenomen via: support@scheffenbergh.nl.
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die plaatsvinden onder verantwoordelijkheid van Scheffenbergh Academy in het kader van zijn bedrijfsactiviteiten, de totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten, het gebruik van zijn platform scheffenbergh.app (hierna: ‘het platform’), alsmede alle daarmee samenhangende dienstverlening, waaronder online salescoaching, salestrainingen, communicatie, support, facturatie en platformbeheer.
Scheffenbergh Academy verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig, transparant en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. Daarbij neemt hij de beginselen van rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie, doelbinding, dataminimalisatie, opslagbeperking en passende beveiliging in acht.
2. Van wie persoonsgegevens worden verwerkt en hoe deze worden verkregen
Scheffenbergh Academy verwerkt persoonsgegevens van natuurlijke personen die in enige hoedanigheid betrokken zijn bij zijn dienstverlening of het gebruik van het platform. Het kan daarbij onder meer gaan om klanten, individuele gebruikers aan wie een account en gebruiksrecht toekomt en gebruikmaken van de diensten, alsmede personen die contact opnemen met Scheffenbergh Academy in het kader van verkoop, support, planning, facturatie of andere communicatie.
Persoonsgegevens kunnen rechtstreeks van de betrokkene worden verkregen, bijvoorbeeld wanneer een account op het platform wordt aangemaakt, op andere wijze een overeenkomst wordt gesloten, gegevens worden ingevuld, een sessie wordt ingepland, een betaling wordt verricht, gebruik wordt gemaakt van AI-functionaliteiten of contact wordt opgenomen met Scheffenbergh Academy.
3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt
Scheffenbergh Academy verwerkt, afhankelijk van de aard van de relatie, het gebruik van het platform en de feitelijk gebruikte functionaliteiten, onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens.
Scheffenbergh Academy verwerkt identificatie- en accountgegevens die nodig zijn voor registratie, authenticatie en accountbeheer.
Hieronder kunnen vallen: voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, profielfoto, Google Account ID in geval van Single Sign-On authenticatie en wachtwoordgegevens. Wachtwoorden worden beveiligd opgeslagen en zijn voor Scheffenbergh Academy zelf niet inzichtelijk.
Daarnaast verwerkt Scheffenbergh Academy leer-, gebruiks- en voortgangsgegevens. Hieronder vallen onder meer voortgang binnen modules, doorlooptijd per les, exacte kijktijd van video’s, inschrijvingen voor activiteiten, voortgang binnen sales sprints, behaalde achievements, door gebruikers gemaakte notities en ingeleverde opdrachten.
Voorts verwerkt Scheffenbergh Academy assessment-, profiel- en coachingsgegevens. Hieronder vallen onder meer resultaten van persoonlijkheidstesten en testdocumenten gebaseerd op modellen zoals Big Five, ABC en Schwartz, ingevulde S3-vragenlijsten en resultaten van nulmetingen en eindmetingen. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om persoonlijke profielen op te bouwen ten behoeve van begeleiding, coaching en personalisatie van de dienstverlening.
Verder verwerkt Scheffenbergh Academy communicatie- en interactiegegevens. Dit betreft onder meer de volledige AI-chatgeschiedenis, inclusief prompts, vragen, input en AI-antwoorden, alsmede informatie die binnen een AI-geheugenfunctie wordt samengevat en opgeslagen om context te behouden voor toekomstige interacties. Daarnaast kunnen onderlinge chatberichten tussen gebruikers, reacties, community-interacties en poll-deelnames worden verwerkt.
Scheffenbergh Academy verwerkt tevens administratieve en financiële gegevens voor contractbeheer, facturatie en betalingsverwerking, waaronder gegevens die nodig zijn voor bestellingen, checkouts, betaalafhandeling en debiteurenbeheer.
Tot slot verwerkt Scheffenbergh Academy technische en systeemgegevens voor de werking, beveiliging en optimalisatie van het platform.
Hieronder vallen onder meer de laatste logindatum, actieve sessiegegevens zoals IP-adres en user-agent, notificatievoorkeuren, notificatiehistorie, serverlogs en auditlogs van relevante systeemacties, waaronder uploads, databasewijzigingen, gegevensverzoeken en andere gebruikersacties waarbij de server betrokken is.
4. AI-functionaliteiten, transcriptanalyse en niet-opgeslagen gegevens
Een wezenlijk onderdeel van de dienstverlening van Scheffenbergh Academy bestaat uit AI-functionaliteiten binnen het platform. Daarbij moet uitdrukkelijk onderscheid worden gemaakt tussen reguliere AI-chatfunctionaliteiten enerzijds en transcript- of audioanalyse anderzijds.
Voor de reguliere AI-chatfunctionaliteit geldt dat de conversatiegeschiedenis, waaronder prompts, vragen, input en AI-antwoorden, server-side door of namens Scheffenbergh Academy wordt opgeslagen voor het beschikbaar stellen van de functionaliteit, het behouden van context, het ondersteunen van begeleiding en het mogelijk maken van gepersonaliseerde AI-interacties.
Voor transcriptanalyse en analyse van audio-opnames ten behoeve van de Sales Coach AI geldt een afwijkende verwerkingswijze. Door gebruikers geüploade salestranscripten en audio-opnames worden doorgestuurd naar een externe AI-dienstverlener om feedback of analyse te genereren, maar worden niet op de eigen servers van Scheffenbergh Academy opgeslagen. De geschiedenis van deze transcriptanalyses wordt uitsluitend lokaal opgeslagen op het apparaat van de gebruiker. Voor zover die lokale opslag plaatsvindt, heeft Scheffenbergh Academy daarop geen centrale server-side opslag onder eigen beheer.
Videobeoordelingen, zoals sterrenscores na afloop van video’s, worden uitsluitend geanonimiseerd opgeslagen en zijn niet herleidbaar tot individuele accounts.
Voor zover persoonsgegevens via AI-functionaliteiten worden verwerkt, doet dit niet af aan de eigen verantwoordelijkheid van de gebruiker om geen onjuiste, onrechtmatige of onnodige persoonsgegevens in te voeren. Voor zover door de gebruiker persoonsgegevens van derden worden ingevoerd, rust op de gebruiker de verantwoordelijkheid om daartoe bevoegd te zijn en toepasselijke wettelijke verplichtingen na te leven.
5. Doeleinden en grondslagen van de verwerking
Scheffenbergh Academy verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en baseert die verwerking steeds op een geldige grondslag als bedoeld in artikel 6 AVG.
Scheffenbergh Academy verwerkt persoonsgegevens voor accountbeheer, authenticatie, toegangsbeheer, het aanmaken en onderhouden van accounts en het beschikbaar stellen van het platform. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst of voor het nemen van precontractuele maatregelen op verzoek van de betrokkene.
Persoonsgegevens worden tevens verwerkt voor de uitvoering van online salescoaching, salestrainingen, digitale leertrajecten, sessies, planning, begeleiding, support en communicatie in het kader van de dienstverlening. Ook deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.
Voortgangsgegevens, assessmentresultaten, persoonlijkheidsprofielen en AI-interacties worden verwerkt om leerprogressie te monitoren, coaching te personaliseren, feedback te genereren, context te behouden en de begeleiding af te stemmen op de individuele gebruiker. Ook deze verwerking vindt primair plaats op grond van de uitvoering van de overeenkomst, voor zover deze functionaliteiten onderdeel uitmaken van de overeengekomen dienstverlening.
Administratieve, contractuele en financiële gegevens worden verwerkt voor offerte- en contractbeheer, facturatie, betalingsverwerking, debiteurenbeheer en het voldoen aan administratieve en fiscale verplichtingen. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst en, waar van toepassing, voor het voldoen aan een wettelijke verplichting.
Technische gegevens, sessiegegevens, serverlogs en auditlogs worden verwerkt voor platformbeveiliging, toegangscontrole, fraudepreventie, incidentafhandeling, troubleshooting, logging, auditdoeleinden, bewijsvoering, servermonitoring en optimalisatie van de stabiliteit en veiligheid van het platform. Deze verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Scheffenbergh Academy bij een veilige, integere en goed functionerende digitale dienstverlening.
Notificatiegegevens worden verwerkt om gebruikers push- of e-mailmeldingen te sturen over coaching, systeemupdates, activiteiten, community-interacties en andere relevante platformgebeurtenissen. Voor zover dergelijke meldingen noodzakelijk zijn voor het gebruik van de dienst, vindt deze verwerking plaats op basis van de uitvoering van de overeenkomst. Voor zover het gaat om optionele meldingen of communicatie waarvoor toestemming is vereist, vindt deze verwerking plaats op basis van toestemming.
Voor optionele functionaliteiten waarbij persoonsgegevens zichtbaar worden voor andere gebruikers, zoals rankings, community dashboards, gamification-elementen of vergelijkbare zichtbaarheidsfuncties, baseert Scheffenbergh Academy de verwerking op uitdrukkelijke toestemming van de gebruiker. Deze toestemming wordt afzonderlijk gevraagd.
6. Profilering en geautomatiseerde analyse
Binnen de dienstverlening van Scheffenbergh Academy kunnen persoonsgegevens worden gebruikt voor analyse en profilering van gebruikers, met name waar het gaat om assessmentresultaten, persoonlijkheidsprofielen, voortgangsgegevens en AI-interacties. Deze verwerking heeft tot doel om coaching, begeleiding, feedback en leerervaringen beter af te stemmen op de individuele gebruiker.
Onder profilering wordt in dit verband verstaan het geautomatiseerd analyseren van persoonsgegevens teneinde persoonlijke voorkeuren, ontwikkelpunten, leerbehoeften of coachingsprofielen in kaart te brengen. Scheffenbergh Academy gebruikt dergelijke profilering uitsluitend in het kader van de levering en personalisatie van zijn dienstverlening.
Scheffenbergh Academy neemt op basis van deze profilering geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten waaraan voor betrokkenen rechtsgevolgen zijn verbonden of die hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Voor zover in de toekomst wel van dergelijke geautomatiseerde besluitvorming sprake zou zijn, zal Scheffenbergh Academy betrokkenen daarover vooraf informeren en de toepasselijke wettelijke waarborgen in acht nemen.
7. Interacties tussen gebruikers, community en gamification
Het platform van Scheffenbergh Academy bevat of zal functionaliteiten bevatten waarbij gebruikers onderling kunnen interacteren, waaronder privéchats, groepschats, community-elementen, polls en gamification.
Bij gebruik van dergelijke functionaliteiten kunnen persoonsgegevens zichtbaar worden voor andere gebruikers. Het kan daarbij onder meer gaan om naam, profielfoto, activiteit, deelname, rankings en bepaalde voortgangs- of prestatiegegevens, voor zover de gebruiker ervoor kiest om dergelijke zichtbaarheid te activeren of daaraan deel te nemen.
Scheffenbergh Academy kan dashboards, ranglijsten of vergelijkbare overzichten aanbieden op basis van statistieken zoals snelste afronding, meeste vragen, meeste notities of andere prestatie-indicatoren. Omdat dergelijke functies niet noodzakelijk zijn voor de kernprestatie van de dienstverlening, worden zij uitsluitend aangeboden op basis van expliciete toestemming van de gebruiker. De gebruiker kan dergelijke zichtbaarheid actief in- of uitschakelen.
8. Ontvangers en inschakeling van derden
Scheffenbergh Academy kan persoonsgegevens verstrekken aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, voor ondersteuning van zijn bedrijfsvoering of ter voldoening aan een wettelijke verplichting.
Het kan daarbij onder meer gaan om aanbieders van hosting- en infrastructuurdiensten, aanbieders van authenticatie- en toegangsbeheer, betaaldienstverleners, aanbieders van bestel- en betaalomgevingen, leveranciers van AI-functionaliteiten, IT-dienstverleners, systeembeheerders, softwareleveranciers, communicatie- en notificatiedienstverleners, accountants, administratieve dienstverleners, juridische adviseurs en andere hulppersonen, voor zover dit noodzakelijk is voor een zorgvuldige bedrijfsvoering, ondersteuning, beveiliging, compliance of op grond van wet- of regelgeving.
Voor zover derden persoonsgegevens verwerken in opdracht van Scheffenbergh Academy, treft Scheffenbergh Academy passende contractuele en organisatorische maatregelen, waaronder waar nodig het sluiten van verwerkersovereenkomsten of andere afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en verwerking uitsluitend in opdracht van Scheffenbergh Academy.
9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Scheffenbergh Academy maakt gebruik of kan gebruikmaken van externe dienstverleners, waaronder aanbieders van AI-functionaliteiten en andere software- of platformleveranciers, die persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte toegankelijk maken.
Voor zover doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt, zal Scheffenbergh Academy ervoor zorgen dat dit uitsluitend gebeurt met inachtneming van de toepasselijke wettelijke vereisten, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, door gebruik van goedgekeurde standaardcontractbepalingen of op een andere wettelijk toegestane grondslag. Betrokkenen kunnen desgewenst nadere informatie opvragen over de passende waarborgen die in dat verband worden gebruikt.
10. Bewaartermijnen en gegevensbeheer
Scheffenbergh Academy bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt, tenzij een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn rechtvaardigt.
Op dit moment gelden de volgende uitgangspunten:
- Accountgegevens worden bewaard zolang het account actief is en, voor zover noodzakelijk, daarna zolang dit nodig is voor administratieve doeleinden, beveiliging, geschillenafhandeling, bewijsdoeleinden of het kunnen onderbouwen van rechten en verplichtingen.
- Facturatie- en administratieve gegevens worden bewaard zolang Scheffenbergh Academy daartoe wettelijk verplicht is.
- Voortgangsgegevens, notities, opdrachten, AI-chatgeschiedenis, assessmentgegevens, profielgegevens, communicatiegegevens, auditlogs en overige platformdata worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld en worden verwerkt. Daarbij houdt Scheffenbergh Academy rekening met de duur van de overeenkomst, de aard van de dienstverlening, de noodzaak van ondersteuning en beveiliging van het platform, de afhandeling van geschillen of incidenten en eventuele wettelijke bewaarplichten.
- Sessiegegevens zoals IP-adres en user-agent worden uitsluitend verzameld gedurende actieve login-sessies en worden verwijderd zodra de gebruiker uitlogt, voor zover die gegevens niet langer noodzakelijk zijn in gelogde vorm voor beveiligings-, audit- of foutopsporingsdoeleinden.
Voor transcriptanalyses en audio-opnames die uitsluitend door externe AI-dienstverleners tijdelijk worden verwerkt en niet op de eigen servers van Scheffenbergh Academy worden opgeslagen, past Scheffenbergh Academy geen eigen centrale server-side bewaartermijn toe.
Voor zover de geschiedenis daarvan lokaal op het apparaat van de gebruiker wordt opgeslagen, is Scheffenbergh Academy niet verantwoordelijk voor de bewaartermijn of verwijdering van die lokale gegevens.
Videobeoordelingen, zoals sterrenscores na afloop van video’s, worden uitsluitend geanonimiseerd opgeslagen en vallen, voor zover zij niet tot een persoon herleidbaar zijn, niet onder het regime voor persoonsgegevens.
11. Verplichte verstrekking van persoonsgegevens
Het verstrekken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het voorbereiden, aangaan en uitvoeren van de overeenkomst of voor het gebruik van het account en het platform is een voorwaarde om gebruik te kunnen maken van de diensten van Scheffenbergh Academy.
Indien dergelijke gegevens niet worden verstrekt, kan Scheffenbergh Academy zijn dienstverlening mogelijk niet of niet volledig uitvoeren.
Voor zover persoonsgegevens uitsluitend worden verwerkt op basis van toestemming, zoals bij bepaalde optionele community-, ranking- of gamificationfunctionaliteiten, is het verstrekken daarvan niet verplicht. Intrekking van toestemming kan ertoe leiden dat de betreffende optionele functionaliteit niet langer beschikbaar is.
12. Beveiliging van persoonsgegevens
Scheffenbergh Academy treft, met inachtneming van de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, de omvang, de context en de doeleinden van de verwerking, alsmede de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, vernietiging, wijziging, ongeoorloofde verstrekking of ongeoorloofde toegang.
Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit accountbeveiliging, toegangscontrole, logging, servermonitoring, professionele hosting, beveiligde verbindingen, beperking van toegangsrechten en andere maatregelen die gelet op de aard van de verwerking redelijkerwijs passend zijn.
Wachtwoorden worden beveiligd opgeslagen en zijn voor Scheffenbergh Academy niet inzichtelijk. Scheffenbergh Academy beoordeelt periodiek of de getroffen beveiligingsmaatregelen nog toereikend zijn en past deze zo nodig aan.
13. Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben de rechten die voortvloeien uit de AVG. Dit omvat, voor zover van toepassing, het recht op informatie, het recht op inzage, het recht op rectificatie, het recht op verwijdering, het recht op beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid van gegevens, het recht van bezwaar en het recht om gegeven toestemming in te trekken.
Gebruikers kunnen binnen hun account bepaalde persoonsgegevens zelfstandig beheren, wijzigen of verwijderen, voor zover de inrichting van het platform dit toelaat. Verzoeken met betrekking tot de uitoefening van privacyrechten kunnen worden ingediend via support@scheffenbergh.nl.
Scheffenbergh Academy kan, indien nodig, aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te verifiëren en zal in beginsel binnen één maand op een verzoek reageren.
14. Klachten en toezicht
Indien een betrokkene van mening is dat Scheffenbergh Academy persoonsgegevens verwerkt in strijd met de geldende wet- en regelgeving, heeft hij het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.
Scheffenbergh Academy stelt het op prijs indien klachten eerst bij hem worden gemeld, zodat hij deze zorgvuldig kan onderzoeken en waar nodig passende maatregelen kan treffen.
15. Cookies en online functionaliteiten
Voor zover het platform gebruikmaakt van cookies of vergelijkbare technieken, gebeurt dit uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor het technisch functioneren van het platform en de daarmee samenhangende functionaliteiten, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.
Voor zover niet strikt noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt, zal Scheffenbergh Academy daarvoor, voor zover wettelijk vereist, vooraf toestemming vragen en betrokkenen daarover nader informeren in een aparte cookieverklaring.
16. Affiliate- en commerciële links
Scheffenbergh Academy kan binnen het platform, tijdens trainingen, coaching, AI-functionaliteiten, communicatie of anderszins verwijzingen opnemen naar producten, diensten of software van derden die naar zijn oordeel relevant kunnen zijn voor de gebruiker.
Dergelijke verwijzingen kunnen bestaan uit affiliate links of vergelijkbare commerciële verwijzingen. Indien een gebruiker via een dergelijke link een product of dienst afneemt of zich daarvoor registreert, kan Scheffenbergh Academy daarvoor een vergoeding, commissie of andere vorm van compensatie ontvangen van de betreffende derde.
Een eventuele vergoeding heeft geen invloed op de prijs die de gebruiker voor het betreffende product of de betreffende dienst betaalt.
Scheffenbergh Academy streeft ernaar uitsluitend producten, diensten of software aan te bevelen die naar zijn professionele oordeel relevant of waardevol kunnen zijn voor zijn dienstverlening of voor de gebruiker. Een eventuele commerciële vergoeding is niet bepalend voor de inhoud of de volgorde van dergelijke aanbevelingen.
17. Wijzigingen van deze privacyverklaring
Scheffenbergh Academy behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen of aan te vullen indien daartoe aanleiding bestaat, bijvoorbeeld in verband met wijzigingen in zijn bedrijfsvoering, het platform, de gebruikte software, de inzet van AI-functionaliteiten, nieuwe verwerkingsactiviteiten of wijzigingen in wet- en regelgeving.
De meest actuele versie van de privacyverklaring wordt door Scheffenbergh Academy op het platform beschikbaar gesteld. Indien en voor zover wijzigingen betrekking hebben op verwerkingen die zijn gebaseerd op toestemming en de aard daarvan wezenlijk wijzigt, zal Scheffenbergh Academy de betrokkene hierover informeren en, indien wettelijk vereist, opnieuw toestemming vragen.